Einn hluti af fjarverustefnu er að hafa fjarverusamtal, sem oft er nefnt „erfiða samtalið“ í nágrannalöndum okkar. Það er vegna þess að fyrir örfáum árum var veikindafjarvera ekki algengt umræðuefni milli stjórnenda og starfsfólks. Stjórnendur áttu erfitt með að taka á svo viðkvæmum málum og starfsfólki fannst að veikindi sín kæmu vinnustaðnum ekki við.  Það er rétt að sjúkdómar eru einkamál starfsmannsins en fjarveran hefur áhrif á vinnustaðinn og hana þarf að ræða.

Samtalið mætti allt eins nefnast „umhyggjusamtal“ því markmiðið er að starfsmaður og stjórnandi finni í sameiningu leiðir til vellíðunar og aukins heilbrigðis starfsmannsins þannig að hann mæti sem best til vinnu. Mestum árangri skilar það að hafa niðurstöðu samtalsins skriflega og að henni sé fylgt markvisst eftir með því að starfsmaður og stjórnandi hittist aftur eftir tiltekinn tíma og fari yfir stöðuna.

Rannsóknir hafa sýnt að starfsfólki líður betur og minna er um fjarveru frá vinnu ef vinnustaðir eru með markvissa ferla og yfirlýsta stefnu um fjarverustjórnun og endurkomu til vinnu. Mikilvægt er að stefnan sé innleidd á öllum stjórnunarstigum vinnustaðarins og að millistjórnendur hafi ítarlega þekkingu á ferlunum og hvernig bregðast eigi við.

Undir hnappnum Virkur vinnustaður er margvíslegt fræðsluefni fyrir starfsfólk og stjórnendur. Þar má til dæmis finna dönsk fræðslumyndbönd með íslenskum textum um innleiðingu fjarverustefnu. Í myndbandinu þar sem fjallað er um innleiðingu stefnunnar segir verkstjóri hjá AH Industries m.a. í sambandi við það að yfirmaður hafi samband á veikindatímanum: „Starfsmennirnir voru að sjálfsögðu svolítið tortryggnir, því annað hvort er maður veikur eða maður er það ekki og ef maður er handleggsbrotinn þá er maður veikur. Í gamla daga komst þú ekki aftur til vinnu fyrr en brotið var gróið. Nú er lögð áhersla á maður geti komið í vinnu ef maður getur unnið önnur verkefni. Við þurftum smá tíma til þess að venjast því að þetta væri í lagi.“