Fjóla Kristín Helgadóttir starfsmannastjóri IKEA
Valgerður María Friðriksdóttir aðstoðarstarfsmannastjóri

IKEA er stórt fyrirtæki á íslenskan mælikvarða og þar vinna hátt í þrjú hundruð starfsmenn. Þær Fjóla Kristín Helgadóttir starfsmannastjóri og Valgerður María Friðriksdóttir aðstoðarstarfsmannastjóribera samstarfi IKEA og þróunarverkefninu Virkur vinnustaður góða sögu.Eftir að hafa farið inn um starfsmannainngang og fengið gestaaðgangskort er mér vísað upp á skrifstofu starfsmannastjóra. Þar ríkir bjartur einfaldleiki, aðalsmerki hins vinsæla fyrirtækis, IKEA. 

„Samstarfið við VIRK hefur skilað okkur heilmiklu. Það byrjaði með að okkur var sendur tölvupóstur árið 2011 með tilboði um að taka þátt í þróunarverkefninu Virkur vinnustaður. Þá var ég aðstoðarstarfmannastjóri,“ segja Fjóla Kristín Helgadóttir, sem nú er starfsmannastjóri IKEA og Valgerður María Friðriksdóttir aðstoðarstarfsmannastjóri. Þær ræddu við blaðamann um þátttöku IKEA í umræddu þróunarverkefni og niðurstöður þess, sem nú liggja fyrir.

„Tilboðið frá VIRK barst einmitt á þeim tíma sem veikindi voru mjög stórt vandamál hér innanhúss hjá okkur hér í IKEA. Þá er ég að ræða um skammtímafjarveru, svokölluð mánudagsveikindi, þegar fólk er fjarverandi í einn til tvo daga einu sinni til tvisvar í mánuði,“ segir Fjóla Kristín.

„Við vorum dálítið úrræðalaus í þessum efnum. Búið var að reyna ýmislegt. Meðal annars hafði verið boðið upp á fyrirlestra um mataræði og hreyfingu til að vekja starfsmenn til umhugsunar. Við höfðum tekið upp samstarf við einkareknu læknastöðina Heilsuvernd. Starfsfólkinu var boðið upp á fríar heilsufarsmælingar og við fengum trúnaðarlækni frá Heilsuvernd til að koma til okkar einu sinni í viku til að ræða við starfsfólk sem þess óskaði,“ bætir hún við.

„Þá buðum við upp á fríar bólusetningar við inflúensu og gerum enn. Einnig buðum við starfsfólkinu fría ávexti og „boost“, lýsi og hafragraut á morgnana í mötuneytinu okkar og stjórnendur ræddu við starfsmenn um fjarvistir, ekki þó skipulega. En allt þetta breytti þó ekki ástandinu sem að nokkru næmi. Það var eins og um ákveðið veikindamynstur væri að ræða, sem jafnvel var ólíkt milli deilda fyrirtækisins.“

Tilboðið kom á góðum tíma

Þær Fjóla Kristín og Valgerður María eru sammála um að tilboð VIRK hafi hitt á einstaklega heppilegan tíma.

„Við slógum því til,“ segir Fjóla Kristín. „Samstarfið gekk frá upphafi mjög vel. En okkur fannst þetta verkefni Virkur vinnustaður þó dálítið óljóst fyrst, þekktum ekki til VIRK þá og vorum löngu byrjuð að halda utan um fjarvistarskráningu.

Okkur fannst í fyrstu að VIRK vildi fá upplýsingar, sem krefðust töluvert mikillar þátttöku stjórnenda og starfsmanna. Þetta var svo rætt á stöðufundi hjá VIRK. Við upplýstum að veturinn 2011 til 2012 hefði samstarfið við VIRK verið dálítið erfitt fyrir okkur skipulagslega. Bæði vegna vaktavinnukerfisins og erfiðleika við að taka starfsfólk úr vinnu til fræðslu, þegar búðin væri opin.

En það er nú svo, þegar upp er staðið, að einmitt þennan vetur fengu stjórnendur afar staðgóða fræðslu, sem hefur komið sér vel.“

Þær Fjóla Kristín og Valgerður María segja að eftir fyrsta veturinn hafi verið búið að fínpússa verklagið. „Þetta var jú þróunarverkefni, ekki bara hjá okkur heldur einnig hjá VIRK. Eftir þennan yrsta vetur fór allt að ganga sem smurt fyrir sig.“

Þær segja VIRK hafa sent upplýsingar um þema hvers tímabils meðan á þróunarverkefninu stóð. „Svo sem umfjallanir um heilsu, hreyfingu, matarræði, einkalíf og starf og endurkomu til vinnu, svo dæmi séu nefnd. Alltaf var eitthvað ákveðið tekið fyrir á hverri önn. Smám saman gekk betur að koma hlutunum heim og saman og bóka fundi með starfsmönnum – sem voru forvitnir um þetta samstarf IKEA við VIRK.“

Fræðsla stjórnenda mikilvæg

En hvað finnst ykkur standa upp úr eftir samstarfið?
„Það sem okkur finnst standa upp úr hvað þetta þróunarverkefni snertir er fræðslan sem stjórnendur fengu. Hún gerði það að verkum að þeir áttu auðveldara með að ræða fjarveru starfsfólks við það. Stjórnendur öðluðust aukna kunnáttu í hvernig ætti að ræða fjarveru við starfsfólk. Þegar málið er nálgast frá sjónarhóli fjarveru varð þetta ekki eins viðkvæmt umræðuefni. Sjónarhornið var þá fjarveran og áhrif hennar á vinnustaðinn. Við starfsmannastjórarnir tókum fjarverusamtölin til að byrja með, síðan tóku deildarstjórarnir við. Þetta gerðist í kjölfar fundar sem VIRK stóð fyrir, þar sem fjallað var um hvernig árangursríkast væri að ræða fjarveru við starfsfólk,“ segja þær Fjóla Kristín og Valgerður María.

Hafði verið erfitt að ræða um veikindi starfsfólks?
„Já, áður höfðu deildarstjórarnir verið hikandi við að ræða miklar fjarvistir við starfsfólk. En þegar þeir fengu tækin til þess fyrir tilstuðlan VIRK fór þetta allt í betri farveg. Það, að ræða málið sem fjarveru en ekki veikindi, breytti miklu. Upp komu sjónarmið eins og: Hvað getum við hér hjá IKEA gert til að hjálpa þér? Og einnig: Það er slæmt fyrir þig að detta út af vinnumarkaði!

Þannig upplifðu báðir aðilar meira samstarf. Samvinnan við VIRK varð líka til þess að við skoðuðum í auknum mæli hvort eitthvað mætti fara betur í umhverfi vinnustaðarins. Í gegnum tíðina höfum við þó auðvitað lagfært ýmsa hnökra, svo sem of langar vaktir, of einhæf störf og fleira í þeim dúr. Það ferli var byrjað áður en við fórum í samstarfið við VIRK,“ segir Fjóla Kristín.

Starfsmenn ánægðari

Eru starfsmenn ánægðari eftir að þið hófuð þátttöku í Virkum vinnustað?
„Ánægja starfsmanna hefur vaxið á undanförnum árum almennt. Að töluverðu leyti má eflaust rekja það til aukinnar fræðslu frá VIRK til deildarstjóra. Við greinum nú betur á milli skammtíma- og langtímaveikinda. Nú eru þau flokkuð og úrræðin ólík eftir því hvort um er að ræða fjarveru í skamman tíma eða langan. Stjórnendur eru líka meðvitaðari um þörfina á að hafa samband við langtíma veikan starfsmann og sýna honum þannig áhuga og velvild. Sem og að halda starfsmanninum upplýstum um hvað fram fer á vinnustaðnum. Sumir vilja það gjarnan en aðrir ekki. Einn starfsmaður fékk krabbamein. Hann fékk tölvu heim þar sem hann gat fylgst með hvað um væri að vera hjá fyrirtækinu og jafnvel unnið heiman frá sér. Þetta getur haft áhrif á geðheilsu fólks til hins betra. Verkefnið Virkur vinnustaður hefur aukið meðvitund bæði stjórnenda og starfsfólks og gert til muna auðveldara að ræða um fjarveru vegna viðvarandi veikinda og benda á úrræði.“

Er eitthvað fleira sem hefur aukið ánægju starfsfólksins?
„Já, en það tengist ekki VIRK. Árið 2012 innleiddi IKEA bónuskerfi. Framkvæmdastjórinn, Þórarinn Ævarsson, átti frumkvæði að þeirri ákvörðun og hún er ótengd samstarfinu við VIRK. Hann hafði góða reynslu af slíku hvatakerfi frá fyrra starfi. Við höfðum verið með hvatakerfi í öðru formi, t.d. bónusa fyrir minni skemmdir á lager. Við ákváðum að prófa bónuskerfið í eitt ár, þetta virkar þannig að ef fólk mætir alltaf í vinnu fær það um hundrað og fjörutíu þúsund krónur útborgaðar 31. desember. Veikindadagar dragast frá þessari upphæð þar til hún hverfur alveg.

Með þessu bónuskerfi hefur tíðni skammtímaveikinda minnkað mjög mikið, næstum um helming, ekki síst hjá yngsta aldurshópi starfsmanna. En auðvitað setur veikindahrina eins og inflúensa strik í reikninginn.“

Skilningur aukist á báða bóga

En hefur þetta haft áhrif á langtímaveikindi?
„Varla. Eftir sem áður koma upp langtímaveikindi, en þau eru af öðrum toga og við þeim þarf að bregðast með samstarfi milli fyrirtækisins og viðkomandi starfsmanns. Þá koma til greina úrræði eins og að viðkomandi starfsmaður fari í leyfi. Komi svo aftur síðar, hugsanlega í hlutastarf og síðar í fullt starf, þegar heilsan leyfir. Langtímaveikir starfsmenn hafa ekki verið margir hér, miðað við að hér vinna að jafnaði um tvö hundruð og áttatíu starfsmenn.“

Hverjar eru þá niðurstöðurnar úr þróunarverkefninu hjá ykkur?
„Einkum er það aukin meðvitund meðal stjórnenda IKEA og starfsmanna um áhrif fjarveru, bæði á vinnustaðinn og viðkomandi starfsmann. Fræðslan hefur skilað sér í að bæði stjórnendur og starfsmenn eru upplýstari um hvað er í boði ef um er að ræða langtíma veikindi. Báðum aðilum er ljósari möguleikinn á samvinnu til að finna leiðir, bæði til að virkja starfsmanninn og að hann verði virkari. Stjórnendur eru öruggari hvað varðar fjarverusamtölin og skilningur milli þeirra og starfsmanna hefur aukist.“

Hefur samstarfið við VIRK breytt sýninni á endurkomu starfsmanns?
„Já, við erum fróðari um hvernig eigi að tala við starfsmenn um fjarveru og hvernig eigi að standa að endurkomu þeirra langveiku. Þeir geta byrjað í hlutastarfi og aukið það svo síðar. Nú er öllum ljósara að starfshlutfallið er ekki bara klippt og skorið, því má breyta ef þörf er á vegna veikinda.“

Viðtal: Guðrún Guðlaugsdóttir

Viðtalið birtist í ársriti VIRK 2015.

Nánari upplýsingar um Virkan vinnustað má finna hér.

Lestu fleiri reynslusögur stjórnenda hér.