Þórarinn Gunnar Birgissson framkvæmdastjóri Birgisson

„Við höfum ráðið einstaklinga í vinnu sem eru að koma úr samstarfi við VIRK og það hefur gengið vel. Atvinnulífstenglarnir þar hafa haft samband við okkur og í framhaldi af því er viðkomandi starfsmaður ráðinn í ákveðið starfshlutfall til að byrja með,“ segir Þórarinn Gunnar Birgisson. Hann er framkvæmdastjóri fyrirtækisins Birgisson sem hefur söludeild og skrifstofur við Ármúla í Reykjavík. 

„Starfsmenn hjá okkur eru um tuttugu, samvalinn hópur og því er mikilvægt að undirbúa komu nýs starfsmanns sem best. Atvinnulífstengillinn hjá VIRK og sérfræðingar þar hafa ásamt tilvonandi starfsmanni komið sér niður á heppilegt starfshlutfall í upphafi. Lagt er þá upp með að viðkomandi sé ekki í fullu starfi. Á bak við slíka ákvörðun er reynsla, þekking, fræði og hugsun.“

Hvernig er svona hlutastarf skipulagt?
„Við byrjum með þriggja mánaða starfsreynslu þar sem ákveðinn vinnutími er markaður og umsamin laun greidd í hlutfalli við það. Eftir þrjá mánuði hefur staðan verið tekin aftur. Viðkomandi aðilar síðan ráðnir í framhaldi af því í hærra starfshlutfall og loks í fullt starf. Mitt hlutverk er að gæta þess að rammanum sé fylgt eftir.“

Hvernig snýr þetta að öðrum starfsmönnum fyrirtækisins?
„Fyrirtækið verður að undirbúa aðra starfsmenn varðandi tímarammann – öllum verður að vera ljóst frá upphafi hver hann á að vera. Mikilvægt er einnig að ákveðin væntingastjórnun sé ljós á milli hlutaðeigandi. Með öðrum orðum þá þarf að ríkja skilningur á báða bóga á að viðkomandi byrji hægt og rólega en auki svo starfshlutfallið þegar hann treystir sér til. Einstaklingurinn verður að átta sig á að ekki er ætlast til meiru af honum er ramminn segir til um.“

Samskiptin við VIRK hafa verið góð

Hvernig gengur að halda tímarammanum eins og lagt er upp með?
„Atvinnulífstengill hjá VIRK er í sambandi við hinn nýja starfsmann og okkur hér hjá fyrirtækinu. Það er mikilvægur stuðningur við þetta ferli. Það er í raun framhald af því ferli sem áður hefur átt sér stað hjá VIRK í þá átt að viðkomandi starfsmaður komist aftur út á vinnumarkaðinn. Skiljanlega er auðveldara fyrir hinn nýja starfsmann að tjá sig við atvinnulífstengilinn til að byrja með, ef þörf gerist, fremur en vinnuveitandann.

Þýðingarmikið er að öllum sé vel ljóst hvert ferðinni sé heitið. Það hafa komið mjög jákvæðir hlutir út úr þessari samvinnu. Vegna hinna nýju hlutastarfsmanna hafa komið hingað sjúkraþjálfarar og fleiri til þess að skoða hið verðandi vinnuumhverfi. Það hefur svo komið okkur að gagni varðandi starfsumhverfið yfirleitt. Við höfum í framhaldi af þessu lagfært ýmislegt sem við höfðum ekki hugmynd um að gæti orðið betra, svo sem varðandi tæki og tól, ákveðna tegund af stólum og þannig mætti telja.“

Hefur fyrirtækið ykkar haft annan ávinning af að ráða starfsmann sem kemur úr samstarfi við VIRK?
„Já, einkum á sviði væntingastjórnunar gagnvart starfsmönnum yfirleitt. Vissulega hefur verið hugað að slíku áður. Þær línur skerpast hins vegar þegar þarf að fara svona vandlega yfir hvers á og má vænta af nýjum starfsmanni sem byrjar í hlutastarfi. Þá skoðar maður samskiptin af aukinni gagnrýni. Skoðar hvort menn séu almennt sammála um til hvers er ætlast af hverjum og einum starfsmanni. Þetta hefur orðið til að rifja upp og skerpa á markmiðum í þeim efnum. Á hinn bóginn er ekki auð- velt í svona fyrirtæki að vera með of niðurnjörvaða starfslýsingu. Samskiptin við VIRK hafa verið góð og ég sé ekki betur en allir hafi grætt á þessu.“

Fólk vill gjarnan sanna sig á nýjum vinnustað

Hafa engir erfiðleikar komið upp?
„Jú, það er eðlilegt að eitthvað komi upp. Í okkar tilvikum hefur reyndar helst þurft að halda aftur af viðkomandi hlutastarfsmönnum. Þegar fólki fer að líða betur og falla til innan fyrirtækisins þá er mikilvægt að minna á að halda sig við planið. Ekki vinna meira en lagt var upp með. Það er svo auðvelt að fara úr þrjátíu prósentum upp í fimmtíu prósent eftir mánuð eða jafnvel upp í hundrað prósent. En þá er allt planið fallið um sjálft sig. Íslenski hugsunarhátturinn er ríkur í fólki, það vill sanna sig þegar það byrjar á nýjum vinnustað. Það hefur þurft nokkrum sinnum að ítreka að verið væri að leggja út í vegferð sem skipulögð hefði verið af VIRK og það bæri að halda sig við umsaminn tíma. Það væri einfaldlega ekki ætlast til meira vinnuframlags en samið var um. 

Menn taka því vel þegar væntingastjórnun er til staðar. Ég hef orðað það svo að ég vildi heldur að viðkomandi lyki ferlinu eins og lagt var upp með og yrði starfsmaður hjá fyrirtækinu árum saman fremur en að hann stæði sig súper vel í þrjá mánuði – en yrði svo að hætta af því að hann hefði ætlað sér um of. Þá væri ávinningur okkar beggja horfinn. Svona löguðu þarf að fylgja vel eftir af hendi yfirmanns. Ég hef fundið að viðkomandi einstaklingar hafa kunnað því vel að fylgst sé með á þennan hátt. Að yfirmönnum sé ekki sama um þá.“

Gleðilegt að sjá menn fá sjálfstraustið á ný

Hvernig reynsla hefur þetta samstarf verið fyrir þig sem framkvæmdastjóra?
„Það er mikilsverð tilfinning að geta á þennan hátt látið gott af sér leiða. Stutt einstakling út á vinnumarkaðinn á ný sem hefur af einhverjum orsökum orðið að yfirgefa hann um tíma. Það er gleðilegt, að sjá fólk sem vegna veikinda hefur orðið niðurdregið, brjótast út úr skelinni og fá sjálfstraustið á ný. Fylgjast með sjálfsímynd þess vaxa hægt og rólega. Það veitir gleði að hafa haft eitthvað um það að segja að þessir aðilar kæmust aftur til vinnu – hvort sem viðkomandi einstaklingar halda áfram störfum við þetta fyrirtæki eða fara eitthvað annað. Við höfum góða reynslu af þeim einstaklingum sem komið hafa úr samstarfi við VIRK og getum vel hugsað okkur að ráða fleiri ef þörf gerist í fyrirtækinu.

Væntingastjórnun er málefni sem mætti veita meiri athygli hér á landi. Ég hef starfsreynslu frá Danmörku, þar er væntingastjórnun í heiðri höfð. Ég hef farið eftir því sem ég lærði þar. Þetta viðhorf í væntingastjórnun er í æði mörgum tilvikum inngróið fyrirtækjarekstri í Danmörku. Menn tala þar opinskátt um væntingar. Starfsfólki er þar fremur hrósað en viðgengst hér – en á sama hátt er fólk líka gagnrýnt á beinskeyttan hátt. Það tekur þeirri gagnrýni ekki neikvætt, fer ekki í vörn, heldur hummar við og segir: „Já, þetta er líklega rétt, þarna má bæta sig.“ Á þennan hátt verða samskiptin hreinskiptnari og opnari. Af þessu getum við Íslendingar lært – bæði stjórnendur og annað starfsfólk.“

Texti: Guðrún Guðlaugsdóttir
Viðtalið birtist fyrst í Ársriti VIRK 2018.

Lestu fleiri reynslusögur stjórnenda hér.

Nánari upplýsingar um VIRK Atvinnutenging