Auður Þórhallsdóttir sviðsstjóri mannauðsmála hjá VIRK 

Vorið 2018 störfuðu hjá VIRK 45 starfsmenn í 40,2 stöðugildum, 42 konur og 3 karlar. Ráðgjafar VIRK sem starfa hjá stéttarfélögum og lífeyrissjóðum um allt land voru 51 talsins í 49,4 stöðugildum, 47 konur og 4 karlar.
Síðustu ár hefur VIRK unnið markvisst að bættri velferð og eflingu liðsheildar meðal starfsmanna til að auka vellíðan og starfsánægju.

Samskiptasamningur

Á vordögum 2017 var haldin vinnustofa með starfsmönnum um mikilvægi góðra samskipta á vinnustað og við gerðum með okkur „Samskiptasamning“. Tilgangur með gerð svona samnings er að starfsmenn upplifi vellíðan í vinnu og sálrænt öryggi og ákveði í sameiningu hvernig hegðun þeir vilji að ríki á vinnustaðnum. Afurð þessa dags voru níu innihaldsríkar setningar sem við erum stolt af og starfsmenn hvattir til að starfa eftir, ásamt gildum VIRK sem eru metnaður, virðing og fagmennska.

Skipulagður sveigjanleiki

VIRK fór einnig í lok 2017 af stað með tilraunaverkefni til sex mánaða sem kallast „Skipulagður sveigjanleiki“. Þetta verkefni miðar að því að því að auka starfsánægju og aðstoða starfsmenn við að takast á við vinnutengt álag. Við viljum vera í fararbroddi vinnustaða sem stíga fram og takast á við þá streitu sem er á vinnumarkaði og tölur VIRK vitna til um.

Starfsmönnum stendur til boða að taka tvær klukkustundir á viku til að sinna verkefnum hversdagsins og bregðast við aðstæðum í einkalífi. Þessir tímar eru skipulagðir í samstarfi við stjórnendur og eru ekki uppsafnanlegir á milli vikna. Þessi tilraun hefur vakið mikla ánægju meðal starfsmanna sem nýlega voru spurðir um hvort verkefnið hefði hjálpað þeim við að takast á við aðstæður í einkalífi og vinnutengt álag og ef svo væri, á hvern hátt?

„Ég upplifi Skipulagða sveigjanleikann sem góða gjöf í hverri viku frá frábæra vinnustaðnum mínum.“
„Já algjörlega. Skipulagði sveigjanleikinn hefur haft mikil áhrif til góðs. Auðveldar mjög að sinna þeim verkefnum sem ég er að kljást við utan vinnu. Samfélagsleg sem og persónuleg. Þannig tappar þetta af þrýstingi sem bætir geðheilsu og eykur starfsánægju.“

Reglulegar mannauðsmælingar eru framkvæmdar meðal starfmanna VIRK. Tilgangurinn er að greina með markvissum hætti líðan og hvernig þeir upplifa vinnuumhverfi og menningu hjá VIRK. Spurt er um níu þætti í hvert sinn sem snúa að gæðum og tengslum við viðskipavini, starfsánægju, sjálfstæði til ákvarðanatöku, stuðning frá stjórnendum, kröfur um árangur, skýra framtíðarsýn, um áhuga, virðingu og hollustu, þjálfun og þróun og svo er ein opin spurning í hverjum mánuði sem er valin af stjórnendum.

Þegar niðurstöður liggja fyrir eru þær rýndar af stjórnendum sem greina umbætur ef þörf er á og upplýsa starfsmenn. Mjög ánægjulegt er að sjá hvað tölurnar hafa komið vel út síðustu mánuði. Sem dæmi má nefna að þegar starfsfólk var spurt í janúar hvort þeim þætti skemmtilegt í vinnunni, var skor þeirra 4,4 af 5 mögulegum. Einnig var spurt hvort hópurinn sem starfar hjá VIRK myndi sterka liðsheild, þá var skorið 4,46.

Jafnlaunavottun ÍST 85:2012

Alþingi samþykkti á síðasta ári lög um að íslensk fyrirtæki eða stofnanir með 25 starfsmenn eða fleiri skuli gangast undir jafnlaunavottun. Meginmarkmið slíkrar vottunar er að vinna gegn kynbundum launamun en miðar einnig að því að auka starfsánægju og trú starfsfólks á að mannauðsstjórnun fyrirtækja sé fagleg og gegnsæ og settir séu mælikvarðar og markmið í samræmi við viðkomandi starfsemi. Samkvæmt lögunum þarf starfsemi eins og VIRK með 25 – 89 starfsmenn að klára ferli jafnlaunavottunar fyrir árslok 2021.

VIRK setti sér strax það markmið að fá Jafnlaunavottun ÍST 85:2012 eins fljótt og auðið væri, eftir að lögin voru samþykkt. Þegar sviðsstjórar í verkefnahópi höfðu lokið námskeiðum um innleiðingu staðalsins var pantaður úttektardagur hjá vottunarstofu BSI á Íslandi þann 26. mars 2018. Fulltrúi stjórnenda varðandi jafnlaunakerfið var skilgreindur og hófst svo formleg vinna í lok ársins 2017. Það er að mjög mörgu að huga í þessu ferli en segja má að þar sem VIRK er með vottað gæðastjórnunarkerfi samkvæmt ISO 9001 stóðum við að mörgu leyti mun betur en þau fyrirtæki, sem ekki eru með slíka vottun fyrir.

Byrjað var á að kortlegga hvað væri til staðar hjá VIRK sem tilheyrir vottunarferlinu, ásamt því að fara yfir vistun á prófskírteinum og leyfisbréfum starfsmanna. Allar starfslýsingar voru endurnýjaðar og útbúnar nýjar ef þess þurfti. Gera þurfti margar nýjar stefnur og verklagsreglur og endurgera þær sem fyrir voru með vísun í staðalinn.
Meðal annars þurfti að útbúa „Jafnréttisáætlun“ sem send var til samþykktar til Jafnréttisstofu sem gaf VIRK eftirfarandi umsögn;

„Jafnréttisáætlun Virk er virkilega vönduð og vel unnin og uppfyllir kröfur sem gerðar eru til slíkra áætlana, vitnað er í jafnréttislög og gildistími tilgreindur."

Flokka þurfti öll störf og semja viðmið fyrir hvert starf, ásamt yfir- og undirviðmiðum. Einnig þurfti að setja prósentur og stig á starfaviðmið og jafnframt á persónubundna þætti og segja má að þessi liður sé sá flóknasti í ferlinu. Síðan voru gögn send til launagreiningar til hlutlauss aðila, sem sérhæfir sig í slíkri greiningu.

Lokaúttekt á jafnlaunakerfi VIRK fór síðan fram 6. apríl sl. og fékk þá umsögn frá vottunarstofu að mælt væri með að VIRK myndi fá jafnlaunavottun og að engin frábrigði hefðu fundist. Útskýrður kynbundinn launamunur var 1,1% konum í hag (R2=0,982) sem er glæsileg niðurstaða.

Við erum stolt af því að vera brautryðjendur í að öðlast ÍST 85:2012 vottun fyrir fyrirtæki af þessari stærðargráðu. Jafnlaunavottun gerir VIRK að enn eftirsóknarverðari vinnustað þar sem jafnrétti og jafnræði ríkir.

Greinin birtist í ársriti VIRK 2018 - sjá fleiri áhugaverðar greinar úr ársritinu hér.