Svava Þorsteinsdóttir forstöðumaður mannauðssvið Lyfju

Á þriðju hæð í Smáralindinni er skrifstofa Lyfju. Þar starfar mannauðsstjóri fyrirtækisins, Svava Þorsteinsdóttir. Við hittum hana að máli til að ræða við hana um samvinnu Lyfju og VIRK í mannauðsmálum sem hófst í febrúar 2017 með undirritun samstarfsyfirlýsingar. Samstarfið er liður í verkefninu VIRK Atvinnutenging en í því tengir VIRK saman einstaklinga sem eru að ljúka starfsendurhæfingu við fyrirtæki eða stofnanir.

Svava er með masterpróf í mannauðsstjórnun frá Háskóla Íslands, náminu lauk hún árið 2006.
„Þar áður hafði ég tekið BS gráðu í hótel- og veitingahúsastjórnun í Bandaríkjunum. Á þeim vettvangi hafði ég hugsað mér að starfa. Ég vann sem veitingastjóri og stór hluti af starfinu var mannauðsstjórnun – þar kviknaði áhugi minn á þeim málum,“ segir Svava. Hún situr á móti blaðamanni í fundarherbergi Lyfju og ekki þarf lengi að hlusta á hana tala til að skilja hvers vegna hún gegnir starfi mannauðsstjóra. Yfirbragð hennar og nálgun á viðfangsefni er traustvekjandi og einlægt.

En skyldi stjórnun í fyrirtækjum hér á Íslandi og í Bandaríkjunum vera ólík?
„Regluverkið er allt annað í Bandaríkjunum og lögin öðruvísi hvað varðar til dæmis réttindi, orlof og uppsagnir. En stjórnunin sem slík er í raun ekki svo ólík því sem gerist hér. Þó er viss munur. Í Bandaríkjunum leggja stjórnendur áherslu á góðan starfsanda en lagskiptingin innan fyrirtækja er öðruvísi. Skipuritin hér eru flatari. Þetta lýsir sér í því meðal annars að fólk sem gegnir svipuðum störfum innan fyrirtækis í Bandaríkjunum heldur sig meira saman. Ekki það að hér skorti á virðingu fyrir stjórnendum – en í Bandaríkjunum virtist mér þeim sýnd meiri virðing og þeir fjarlægari hinum lægra settu. Hér eru starfsmenn meira sem einn hópur. Hér eru allir í sama liði.“

Hafðir þú gegnt starfi mannauðsstjóra áður en þú réðir þig til Lyfju?
„Já, ég var starfsmannastjóri hjá Formaco sem var innflutningsfyrirtæki á byggingamarkaði. Þegar ég hóf störf þar voru starfsmenn þrjátíu og fjórir en í lokin voru þeir tæplega hundrað talsins. Þetta var rétt fyrir hrun og fyrirtækið óx hratt. Það fjarað svo undan Formaco í kjölfar hrunsins.

Hjá Lyfju hóf ég störf sem sérfræðingur á mannauðssviði og heyrði sem slíkur undir þáverandi mannauðsstjóra. Ég kom að mörgum verkefnum hér sem sérfræðingur, meðal annars jafnlaunavottun VR árið 2015 sem var skemmtilegt verkefni og höfum við síðan þá einnig hlotið Jafnlaunavottun Velferðarráðuneytisins og vorum við meðal 20 fyrstu fyrirtækjanna af okkar stærðargráður til að hljóta þá vottun. Vottunin felur í sér sambærileg laun fyrir sambærileg störf, óháð kyni og kynþáttum og erum við hjá Lyfju hf. afar stolt af henni.“

Hve lengi hefur þú verið mannauðsstjóri Lyfju?
„Í tæp tvö ár. Þetta er mjög fjölbreytt starf, enginn dagur er eins. Ég er fremur skipulögð að eðlisfari og legg gjarnan línurnar fyrir hvern og einn dag – en þegar maður mætir þá er oft allt annað sem bíður manns. Það gerir starfið skemmtilegt og lifandi. Maður er alltaf að fást við mannleg samskipti og fólk er sannarlega margbreytilegt. Maður verður að vera sveigjanlegur og leita lausna. Líka hugmyndaríkur þegar þarf að koma einhverju saman með hraði.“

Kvennahlutfallið hæst í afgreiðslunni

Lyfja var stofnuðu fyrir tuttugu og tveimur árum og þar eru nú þrjú hundruð og fimmtíu manns á launaskrá – þar af eru 89 prósent starfsmanna konur. Hvers vegna skyldi halla svona á karlanna?
„Kvennahlutfallið er hæst í afgreiðslunni en við erum alltaf að reyna að fá fleiri karla hér til starfa. Við segjum stundum í gríni að karlmenn séu líklega svolítið smeikir við að að selja sokkabuxur og snyrtivörur. Hins vegar er jafnara kynjahlutfall í hópi lyfjafræðinganna og einnig á skrifstofunni. Við vildum gjarnan fá fleiri karlmenn í afgreiðslustörfin – en þeir sækja ekki mikið um þau störf – nema helst lyfjafræðinemar sem vinna í afgreiðslunni meðan þeir eru í námi.“

Hvernig kom það til að Lyfja undirritaði samstarfsyfirlýsingu við VIRK?
„Frumkvæðið kom frá VIRK. Í framhaldi af því kom hingað atvinnulífstengill frá VIRK til að ræða við mig. Mér leist strax mjög vel á þessa hugmynd. Hún er þörf, stundum verður að rétta fólki hjálparhönd í skamman tíma til þess að það komist út á vinnumarkaðinn. Við hjá Lyfju búum að því leyti vel að megnið af störfunum hjá okkur eru hlutastörf. Í tvö hundruð stöðugildum eru þrjú hundruð og fimmtíu starfsmenn. Margir vinna hér í fimmtíu til áttatíu prósent starfshlutfalli. Við tókum því hugmyndinni frá VIRK fagnandi og ákváðum að taka inn tvo starfsmenn þaðan á tveimur árum. Hingað hafa svo komið fimm einstaklingar í vinnuprófun á einu ári. Þess má geta að Janus endurhæfing hafði samband við okkur og stefnum við einnig á að taka á móti einstakling þaðan í svipað úrræði og hjá VIRK. Mér finnst sjálfsagt að taka á móti þessu fólki en eðlilega verður það að sýna að það sé tilbúið til starfa.“

Er gerð áætlun í samvinnu ykkar við þá sem koma frá VIRK?
„Já, ráðgjafi VIRK og viðkomandi starfsmaður setja saman áætlun sem lögð er fyrir þann lyfsala sem starfsmaðurinn vinnur hjá. Síðan er unnið samkvæmt þessari áætlun í ákveðinn tíma. Þetta hefur gengið vel – ekki þó alltaf.“

Hvað hefur gengið vel?
„Þeir sem hafa komið hingað hafa helst starfað við afgreiðslu. Ef vel gengur fáum við hér inn einstakling sem með tímanum þjálfast upp og getur unnið hér til langframa. Ég veit að vel hefur verið tekið á móti þeim sem hingað hafa komið frá VIRK. Þetta teymi, einstaklingurinn, ráðgjafinn og við í Lyfju finnum út hvað hentar í hverju tilviki. Núna erum við tvo einstaklinga sem lokið hafa sinni starfsþjálfun hér og bíða þess að fá föst störf þegar þau losna. Um leið og fólk er komið hér á launaskrá fær það sömu laun fyrir sömu vinnu og aðrir og sömu réttindi.

Misjafnt er hvað hver og einn þarf mikinn tíma til þess að árangur náist. Einn einstaklingur þurfti ekki nema tvo mánuði, þá var hann reiðubúinn til að ráða sig í fast starf sem hentaði báðum aðilum. Líka höfum við verið með einstaklinga sem hafa þurft lengri tíma. Loks einstaklinga sem töldu starfið hér ekki fyrir sig. Við hjá Lyfju komum að þessu í samstarfi við ráðgjafa VIRK. Hið góða samstarf sem verið hefur milli VIRK og Lyfju er mikilvægt.“

Þeir sem koma frá VIRK eru jákvæðir í huga

Hvað veldur því að vinnuprófunin gengur ekki upp?
„Þá er viðkomandi ekki tilbúinn til að fara út á vinnumarkaðinn eða finnst starfið hér ekki henta sér.“

Er viðhorf þeirra sem koma frá VIRK svipað og annarra starfsmanna?
„Þeir sem koma hingað frá VIRK eru jákvæðir í huga, rétt eins og aðrir starfsmenn hér. En afgreiðsla snýst töluvert um mannleg samskipti og sé einstaklingur með andleg vandamál þá getur þetta orðið erfitt. Hinum, sem eru með líkamleg vandamál og eru að koma sér upp meira starfsþreki, gengur betur hvað þetta varðar.“

Hefur þú undirbúið starfsfólkið þitt fyrir komu nýrra starfsmanna frá VIRK?
„Já, við látum alltaf vita. Fyrir nokkrum árum brenndum við okkur á að láta ekki vita að nýr starfsmaður ætti í ákveðnum vandkvæðum. Hinir starfsmennirnir skildu þá ekki hvers vegna viðkomandi einstaklingur fékk „sérmeðferð“, væri undanþeginn sumu því sem starfinu fylgdi. Þetta olli kergju. Slíkt bitnar á endanum á starfsmanninum sem ekki gat gengið í allt það sem gera þurfti. Við leggjum því nú áherslu á að starfsfólkið viti að nýr starfsmaður sé að koma frá VIRK og að það eigi að taka vel á móti honum, sýna honum stuðning og samkennd. Við þurfum ekki að vita hvers vegna hann þarf að feta sig rólega inn á vinnumarkaðinn – nema mögulega við á mannauðssviði og viðkomandi lyfsali. Reynslan sýnir að allir á vinnustaðnum eru stoltir af þessu samstarfi og vilja gera meira í þeim efnum. Fólk er glatt að geta stutt við þá sem þess þurfa tímabundið og vill láta gott af sér leiða. Mér finnst það þjóðhagslega hagkvæmt að hafa svona úrræði.“

Er öðruvísi að taka á móti nýjum starfsmanni frá VIRK en öðrum?
„Það er eins að því leyti að við fáum inn nýjan starfsmann og það þarf að þjálfa hann og kenna honum svo hann geti gengt sínu nýja starfi. Þjálfun er þannig séð mjög svipuð. Það sem er öðruvísi er að starfsmanni frá VIRK er sýndur meiri sveigjanleiki og þolinmæði. Til að byrja með eru gerðar minni kröfur. Samstarfsfólk sýnir því skilning að viðkomandi þarf að setjast niður og hvíla sig, taka styttri vaktir og vinnur kannski hægar til að byrja með.

Sumir koma hingað í vinnuprófun og eru þá launalausir hjá okkur. Þá getum við haft þann starfsmann aukalega – þurfum ekki að hugsa um kostnað hvað hann varðar. Hins vegar fer tími í að þjálfa viðkomandi og kenna honum. Í vinnuprófun getur einstaklingur komið á þeim tíma sem honum hentar en myndi kannski ekki henta okkur ef hann væri á launaskrá. Reynt er í slíkum tilvikum að finna vaktir sem einstaklingurinn getur sinnt og þannig prófað sig áfram í starfinu.“

Hvað er erfitt í sambandi við nýja starfsmenn frá VIRK?
„Þegar við vitum ekki hvað er að viðkomandi starfsmanni og hinir í umhverfinu fara að tipla of mikið á tánum í kringum hann, ef svo má segja. Þetta getur haft áhrif á félagsleg samskipti, einkum ef viðkomandi starfsmaður á í andlegum erfiðleikum. Vilji hann ekki deila vandkvæðum sínum með öðrum þá getur myndast þvingað andrúmsloft því hitt starfsfólkið vill alls ekki valda viðkomandi óþægindum á neinn hátt. Betra væri að lyfsalinn og við hér á mannauðssviðinu fengjum að vita hvað er að, þannig gætum við betur stutt við hinn nýja starfsmann – án þess þó að fara út í smáatriði.“

Myndir þú vilja hafa inni í vinnustaðasamningum að slíkar upplýsingar séu veittar?
„Mér finnst að slíkt eigi í öllum tilvikum að vera val viðkomandi einstaklings. Það á ekki að skylda neinn til þannig upplýsingagjafar. En það myndi á hinn bóginn hjálpa okkur og á endanum einstaklingnum sjálfum ef hæfilegar upplýsingar væru fyrir hendi. Við skiljum vel að það getur verið erfitt fyrir fólk sem á í erfiðleikum að ræða þá við aðila sem það ekki þekkir. Það tekur tíma að skapa traust. Svona mál koma inn á mitt borð.“

Samskiptin við VIRK hafa verið afskaplega góð

Hvernig hefur samvinnan við VIRK verið?
„Afskaplega góð. Samskiptin hafa verið gefandi og það var skemmtilegt að sitja aðalfund VIRK en þar hélt ég erindi einmitt um samstarfið við VIRK. Það var gaman að segja frá því jákvæða og því sem við höfum lært af ferli þessarar samvinnu. Þetta er nýtt fyrir okkur og einnig fyrir VIRK hvað Lyfju snertir. Meðan samskiptin eru opin og heiðarleg gengur samstarf afskaplega vel.“

Höfðu þið áður tekið inn starfsfólk á svona grundvelli?
„Já, eins og fyrr kom fram höfðum tekið inn einn starfsmann á svipuðum forsendum. Það gekk ekki nógu vel – ekki síst vegna þess hve lítið var vitað um vandkvæði viðkomandi starfsmanns. Það olli því að samstarfsfólkið gat ekki skilið þann afslátt sem viðkomandi fékk og því ekki sýnt þann skilning og stuðning sem það ella hefði gert, hefði vitneskjan legið fyrir.“

Hvernig eru samskipti mannauðsstjóra við starfsfólkið yfirleitt ef vandkvæði koma upp?
„Lyfsali/Umsjónarmaður Heilsuhússins er alltaf nær því fólki sem vinnur undir hans stjórn. En að lokum kemur málið gjarnan til okkar kasta hér á mannauðssviði. Þá er mikill kostur að geta rætt vandamálin af hreinskilni. Oft er fólk að ganga í gegnum erfið tímabil í lífi sínu – þá reynum við hér að finna viðunandi lausn fyrir starfsmanninn og fyrirtækið. Það er ekki einkamál þeirra sem leita til VIRK að lenda í erfiðum aðstæðum – lífið sér um að allir fái sitt. Flestir þekkja einhvern sem vegna veikinda eða annarra erfiðleika þurfa frí úr vinnu eða minnka starfshlutfall um tíma. Maður vill þá hafa vinnustaðinn þannig að þeir sem eiga í vandræðum finni stuðning við bakið. Mikilvægt er að halda fólki inni á vinnumarkaði þótt harðni á dalnum. Hin félagslegu tengsl eru þýðingarmikil og líka það að vera virkur í samfélaginu. Þegar einn „dettur niður“ þá réttum við honum hönd og togum hann upp. Oftast heyri ég fyrst af erfiðleikum starfsfólks frá yfirmanni sem hefur þá upplýst starfsmanninn um að málið muni rata til mín. Gæta þarf vel að trúnaði og allt sem fram fer hér hjá okkur er bundið ítrasta trúnaði. “

Er það hluti af stjórnunarstíl að starfsfólki finnist það einhvers virði?
„Vissulega. Mér finnst það mjög mikilvæg að starfsmenn upplifi að þeir séu metnir að verðleikum og að tekið sé eftir þegar vel er gert. Dagsdaglega er slíkt í höndum næsta yfirmanns en auðvitað er líka mikilvægt að starfsmenn upplifi endurgjöf og hvatningu frá okkur á skrifstofunni. Lyfja og önnur fyrirtæki sem rekin eru undir hennar merkjum eru víða um land og gjarnan vildum við geta farið oftar á milli þessara staða allra. Við í framkvæmdastjórn reynum að deila okkur niður og koma að minnsta kosti einu sinni á ári á hvern stað. Hér á höfuðborgarsvæðinu er eðlilega hægara um vik að vera í meiri tengslum við starfsmenn.“

Eru starfsmennirnir frá VIRK allir af höfuðborgarsvæðinu?
„Já, en við erum tilbúin til að skoða samskonar úrræði fyrir fólk á landsbyggðinni. Þar kemur stærð fyrirtækisins og hin margþætta starfsemi út um land okkur til góða. Afgreiðslustarf er tiltölulega auðvelt að læra, það er því góður staður til að byrja á þegar fólk fer að feta sig inn á vinnumarkað á ný eftir tímabundin veikindi af einhverju tagi.“

Samstarfið við VIRK eykur víðsýni annarra starfsmanna

Hver er ávinningur Lyfju af samstarfinu við VIRK?
„Fyrst og fremst að sjá einstaklingana sem til okkar koma blómstra. En hvað reksturinn snertir þá sjáum við einnig tækifæri til þess að fá, í fyllingu tímans, til okkar góða starfsmenn sem eru hjá okkur áfram. Annar ávinningur er að þetta úrræði eykur víðsýni annarra starfsmanna. Um leið og þeir þjálfa og styðja við einstaklinga sem koma frá VIRK fá þeir tækifæri til að skoða sinn eigin starfsvettvang betur. Heildarniðurstaðan er því alltaf jákvæð.“

Er borgað á móti fyrirtækinu í sumum tilvikum?
„Já, úrræðin eru mismunandi. Þeir sem koma í vinnuprófun hafa sín laun og fá ekki borgað hjá okkur. Aðrir eru á vinnustaðasamningi, þá fær fyrirtækið 75 prósent endurgreiðslu. En stefnan er sú að koma fólkinu inn á launaskrá sem fullgildum starfsmönnum.“

Er eitthvað sem þú vildir bæta við í samstarfinu við VIRK?
„Ég hef sett fram hugmyndir um að koma á laggirnar meiri fræðslu og leiðsögn frá atvinnulífstengli VIRK, námskeið fyrir þá sem taka á móti starfsmanni frá VIRK – kannski að tilstuðlan VIRK. Einnig er heppilegt að mínu mati að fá fundi með atvinnulífstengli VIRK án skjólstæðings. Það myndi hjálpa – eins og ég áður hef nefnt. Ef málin hafa verið rædd og lausna leitað er grundvöllur fyrir jákvæðari reynslu starfsmanns á hinum nýja vettvangi. Svona fundi væri nauðsynlegt að hafa í upphafi samstarfs. Það myndi hjálpa okkur að hjálpa öðrum. Mikilvægt er að vanda undirbúning þegar meta á hvort einstaklingur sé tilbúinn í vinnuprófun eða á vinnusamning.“

Hvernig er samsetning starfsfólks hvað aldur snertir?
„Við erum með um tuttugu og fimm prósent af ungu fólki og svo fólk á ýmsum aldri – allt frá fjórtán ára upp í sjötíu og sex ára. Þetta er gott að mínu mati, fjölbreytilegt og setur vinnustaðinn í gott jafnvægi.“

Við þurfum að ganga í takti

Ertu sátt við þennan starfsvettvang sem mannauðsstjóri?
„Já. Áhugi minn á þeim málaflokki kviknaði þegar ég var í veitingabransanum og þurfti meðal annars að manna vaktir, ráða, þjálfa og segja upp starfsmönnum. Þaðan fór ég sem fyrr gat í tveggja ára mastersnám í mannauðsstjórn í HÍ. Eftir hrunið hætti ég störfum hjá Formaco – byggingamarkaðurinn hrundi skart. Ég átti þá von á barni og fór í fæðingarorlof. Þegar ég sneri aftur til vinnu stofnaði ég fyrirtæki, vefverslun með barnaföt. Þar þurfti ég að sinna öllum greinum starfseminnar og lærði að treysta á sjálfa mig – allt stóð jú og féll með mínum eigin ákvörðunum. Þetta var skemmtilegt tímabil. Síðan eignaðist ég annað barn og kom eftir það hingað til Lyfju árið 2013.

Áttu þér draumsýn í sambandi við mannauðsstjórnun?
„Mannauðsstjórnun er skemmtilegt fag en er að breytast eins og öll önnur störf. Talað er um að meirihlutinn af þeim störfum sem standa til boða eftir fimmtíu ár séu ekki til í dag. Verkefni mannauðsstjórnunar eiga því eftir að þróast gríðarlega mikið eins og vinnumarkaðurinn í heild sinni. Mannauðsstjórnun mun breytast ört í samræmi við þær breytingar sem verða í samfélaginu. Mannauðsstjórar eru mikilvægir til þess að sjá um að fólki líði vel ívinnunni sinni og stefni saman að sömu verkefnum. Við þurfum að ganga í takti.

Það er og áhugavert að sjá hvernig mannauðsstjórnun þróast í samræmi við þær breytingar sem verða með nýjum kynslóðum. Hér áður var fólk afar vinnusamt og fyrirtækjahollt. Svokölluð „gullúrakynslóð“, vann kannski allan sinn starfsaldur hjá sama fyrirtækinu. Núna er aftur á móti að koma inn á vinnumarkaðinn ungt fólk sem ekki sér fyrir sér að vilja vera lengi á sama stað. Við þessari breytingu þarf mannauðsstjórnun að bregðast. Ef þetta ungt fólk er spurt um framtíðarsýn segir það gjarnan: „Heyrðu – ég er bara tilbúin til að skuldbinda mig í hálft ár!“ Þessir hópar þarfnast ólíkrar stjórnunar og ólíks viðmóts. Mannauðsstjórnunin er því í mikilli þróun og verður að vera það.“

Texti: Guðrún Guðlaugsdóttir

Lestu fleiri reynslusögur stjórnenda hér.

Nánari upplýsingar um VIRK Atvinnutenging