Innkaupastefna VIRK

Tilgangur stefnunnar er að stuðla að vönduðum og hagkvæmum kaupum á þjónustu og vörum af hálfu
VIRK – Starfsendurhæfingarsjóðs ( hér eftir nefnt VIRK) og tryggja góða og viðurkennda
viðskiptahætti. Stærsti kostnaðarliður VIRK er aðkeypt þjónusta fyrir einstaklinga í þjónustu VIRK.

Það er stefna stjórnar VIRK - Starfsendurhæfingarsjóðs að:

1. Kaup VIRK - Starfsendurhæfingarsjóðs á þjónustu og vörum séu í samræmi við ákvæði laga og reglna um eðlilega viðskiptahætti.
2. Beitt sé markvissum og skipulögðum vinnubrögðum við kaup á þjónustu og vörum til að stuðla að hagkvæmni í rekstri.
3. Áhersla sé lögð á samkeppni til að auka skilvirkni í þjónustu við notendur þjónustu VIRK -Starfsendurhæfingarsjóðs en jafnframt sé gætt jafnræðis þeirra sem eiga viðskipti við sjóðinn og stuðlað að virkri samkeppni í kaupum á þjónustu og vörum þar sem því verður við komið.
4. Ábyrgð á kaupum á vörum og þjónustu sé á hendi forstjóra og samningar séu gerðir í samræmi við samþykkta rekstrar- og fjárhagsáætlun stjórnar.
5. Kaup á þjónustu og vörum fari fram eins og kostur er með því að leitað sé verðboða/tilboða frá fleiri en einum aðila og að samið verði við bjóðendur á grundvelli hagkvæmni, gæða, árangursviðmiða og aðgengis að þjónustu eftir því sem hægt er og við á. Undantekning frá þessu er heimil þegar um er að ræða minni samninga og samninga sem hafa takmarkaðangildistíma.
6. VIRK - Starfsendurhæfingarsjóður getur ákveðið að ganga til samninga við aðila um kaup þjónustu án undangenginna tilboða ef ríkar ástæður eru til þess eða eðli verkefnis er þannig að öflun verðtilboða eigi ekki við. Þetta á t.d við um eftirfarandi þætti/aðstæður:
   a. Ýmis tilraunaverkefni og verkefni sem eru lítil að umfangi og/eða til takmarkaðs tíma.
   b. Samninga um þjónustu þegar verið er að byggja upp tiltekna þjónustuþætti, ekki er ljóst hvert endanlegt umfang og innihald þjónustunnar verður og fáir fagaðilar eru til staðar á viðkomandi svæði. Heimilt er að gera samninga til nokkurra ára við slíkar aðstæður en í þeim skal vera ákvæði um uppsagnarfrest og árlega endurskoðun.
7. Öll mál er varða innkaup á vöru eða þjónustu að undangengnum tilboðum eða verðkönnunum skuli vera rekjanleg þannig að ef stjórn VIRK - Starfsendurhæfingarsjóðs ákveður að skoða einstök viðskipti, skal forstjóri leggja fram nauðsynleg gögn yfir ferli viðkomandi tilboða eða verðkannana.
8. Í samningum um kaup á starfsendurhæfingarþjónustu eiga að vera greinargóðar lýsingar á; þjónustunni, tilgangi, umfangi, gæðum og markmiðum ásamt árangursviðmiðum. Samningarnir þurfa að kveða skýrt á um gagnkvæmar skyldur samstarfsaðila, ábyrgð og eftirlit
   sem og skyldur gagnvart notendum.1
9. Ekki skal greiða fyrir þjónustu úrræðaaðila sem inniber bæði mat á þörfum einstaklinga fyrir starfsendurhæfingarþjónustu og veitingu þjónustu á sviði starfendurhæfingar. Þ.e. sami aðilinn getur ekki metið þörf fyrir starfsendurhæfingarþjónustu og séð um að veita þjónustuna
10. Samningar um kaup á starfsendurhæfingarþjónustu séu skriflegir og undirritaðir af forstjóra. Ef um er að ræða mjög stóra samninga eða samninga sem eru stefnumarkandi fyrir VIRK skulu þeir einnig vera samþykktir af framkvæmdastjórn. Forstjóri getur gefið einstökum starfsmönnum umboð til að undirrita samninga fyrir sína hönd.
11. Að allir seljendur þjónustu til VIRK - Starfsendurhæfingarsjóðs hafi lögboðin leyfi og réttindi í samræmi við þá starfsemi sem þeir stunda.
12. Telji forstjóri VIRK - Starfsendurhæfingarsjóðs það hagkvæmt getur hann ákveðið að framlengja, gera viðauka eða endurnýja samning við verksala.
13. Einu sinni á ári á fari fram innri skoðun á öllum þjónustusamningum og farið yfir verð hjá helstu þjónustuaðilum, afsláttar-og greiðslukjör, gæði þjónustu, árangur og aðrar mælistikur sem máli skipta við framkvæmd samninga. Innra eftirlit með kaupum á endurhæfingarúrræðum er á hendi sérfræðinga sjóðsins.
14. Allir starfsmenn sem koma að kaupum á þjónustu og úrræðum skuli gæta þagmælsku um allt er þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna einka- og almannahagsmuna samkvæmt lögum eða eðli máls.
15. Starfsmönnum VIRK - Starfsendurhæfingarsjóðs sé óheimilt að þiggja gjafir eða boð, sem tengjast viðskiptum einstaklinga eða fyrirtækja við VIRK - Starfsendurhæfingarsjóð, nema með samþykki forstjóra VIRK - Starfsendurhæfingarsjóðs.
16. Starfsmenn Starfsendurhæfingarsjóðs eða stjórn hans megi ekki eiga aðild að ákvörðunum um kaup eða tilboð á úrræðum, þjónustu eða vörum er varða aðila sem þeim eru náskyldir eða hagsmunatengdir.
17. Um styrki sem veittir eru af hálfu VIRK gilda sérstakar reglur sem samþykktar eru af stjórn VIRK og birtar á heimasíðu VIRK.

Ábyrgð:

• Forstjóri ber ábyrgð á innkaupastefnu VIRK.
• Fjármálastjóri ber ábyrgð á innleiðingu á innkaupastefnunni.
• Starfsmönnum, ráðgjöfum VIRK og samningsbundnum sérfræðingum VIRK ber að fylgja innkaupastefnunni.
• Stjórn VIRK samþykkir innkaupstefnu VIRK.

Samþykkt 14. febrúar 2017.